A assembleia condominial precisa ter todos os seus processos bem estabelecidos, de acordo com leis e convenções do local. Esse momento de decisões e debates importantes, requer algumas etapas fundamentais à sua validação. Separamos as fases primordiais para seu acontecimento (seja ele presencial, híbrido ou online):
- Convocação: a pauta precisa estar clara e objetiva para todos os condôminos que a vejam. Deve estar exposto os temas que serão apenas debatidos e os que serão debatidos e votados. Para evitar impugnações, realize a convocação para todos os moradores, sem exceções, seguindo todos os parâmetros da convenção condominial. Com a pandemia, experimente utilizar meios de comunicação remota como ajuda, incluindo aqueles que não tenham acesso facilitado ao mundo digital;
- Organização: disponha dos espaços temporais disponíveis para cada pessoa responsável falar, bem como dos condôminos que desejam expressas opiniões respeitosas sobre o tópico em discussão. Tenha os horários de início e duração bem organizados, de modo a não ocorrerem atrasos ou cansaços por tempo;
- Espaço ou plataforma: por conta do nono coronavírus, tenha preferência aos ambientes abertos ou bem ventilados, dispondo cadeiras com o mínimo de 2 metros entre os presentes, sempre disponibilizando álcool em gel 70% e com o uso obrigatório de máscaras. Nas digitais, selecione uma plataforma que ofereça segurança de dados e identidade dos presentes;
- Delegue papéis: ao início, faça a escolha do presidente e secretário da mesa, tendo uma independência da figura do síndico. Os mesmos recolhem a lista dos presentes e anexam-na à ata. Em caso de assembleia digital, escolha um “controller”, pessoa com completo domínio da plataforma utilizada;
- Votações, Discussões e Etiqueta: cumpra com o tempo pré-estabelecido para cada etapa. Deixe os momentos de manifestação bem controlados, sempre prezando pelo tema atualmente discutido, evitando desvios, assuntos particulares a moradores ou ânimos exaltados;
- Finalização: tenha completa certeza de que tudo ocorreu de acordo com o programado, retirando possíveis dúvidas remanescentes. O presidente da mesa redige a ata, para futuramente repassá-la a todos.
Nesse momento, é preciso que todos no condomínio estejam em uma união para conseguir conceber o melhor para o local. Caso o processo fique confuso, aposte na ajuda de uma administradora como a Sinai, para otimizar o processo da sua assembleia e facilitar o progresso das discussões e votações.
Fonte: Sindiconet.
